Datenschutzerklärung

Stand: 2026-10-11

Diese Erklärung beschreibt, welche Daten Letterbird verarbeitet, wozu, wo und wie lange. Letterbird ist eine App für Shopify-Shops, die ihre E-Mails mit Klaviyo versenden.

Verantwortlicher

NEXEM E-Commerce GmbH, Schwefel 91, 6850 Dornbirn, Österreich. E-Mail: info@nexem.at. Die vollständigen Unternehmensangaben finden Sie im Impressum.

Welche Daten wir verarbeiten

Aus Ihrem Shopify-Shop

Shop-Angaben: Shop-Name, Domain, Kontakt-E-Mail, Währung, Sprache, Zeitzone und Land.
Produkte und Kollektionen: Titel, Beschreibungen, Preise, Varianten, Bestand, Bilder, Tags und welche Produkte zu welcher Kollektion gehören.
Shop-Richtlinien: die Texte Ihrer Rückgabe-, Versand- und sonstigen Shop-Richtlinien.
Bestellungen, nur zusammengefasst: Für jede bezahlte Bestellung aus höchstens den letzten 90 Tagen (Shopify liefert ohne zusätzliche Berechtigung höchstens 60) lesen wir die Summe, die Produkte mit Menge und Preis und wie viele Bestellungen diese Kundin oder dieser Kunde insgesamt aufgegeben hat. Daraus berechnen wir Ihre Bestseller, den Umsatz, den durchschnittlichen Bestellwert und den Anteil neuer und wiederkehrender Kunden. Namen, E-Mail-Adressen, Postadressen und Telefonnummern Ihrer Kunden fragen wir nicht ab, und wir speichern keine einzelnen Bestellungen, nur die Summen.
Rabattcodes: Wenn Sie eine Mail mit Rabatt freigeben, legt Letterbird genau diesen Code in Ihrem Shop an.

Aus Ihrem Klaviyo-Konto

Segmente und Listen: Namen und Mitgliederzahlen. Letterbird legt in Ihrem Konto außerdem eigene Segmente an (ihre Namen beginnen mit „LB |“).
Kampagnen: Betreffzeilen, Versandzeiten und Inhalte der letzten Kampagnen (um Stimme und Gestaltung Ihrer Marke zu erkennen) sowie Kampagnen-Kennzahlen wie Empfänger, Öffnungen, Klicks, Bounces, Spam-Beschwerden, Abmeldungen und zugeordneter Umsatz.
Absender des Kontos: der in Ihrem Klaviyo-Konto hinterlegte Standard-Absendername und die Absenderadresse, die als Absender Ihrer Kampagnen dienen.
Bilder: die Adressen der Bilder in Ihrer Klaviyo-Bildbibliothek.
Was wir anlegen: eigene Segmente (siehe oben) und, wenn Sie eine Mail freigeben, deren Vorlage und Kampagne. Freigegebene Kampagnen werden in Ihrem Klaviyo-Konto eingeplant oder, wenn sie keinen Versandzeitpunkt haben, sofort versendet.
Keine Profile: Letterbird liest und speichert keine einzelnen Klaviyo-Profile. Klaviyo versendet die Mails an Ihre Segmente; wir sehen nur Zahlen.

Aus Ihrem öffentlichen Shop

Ihr Logo, Ihre Farben, Schriften und öffentlichen Seiten, um Ihr Marken-Kit zu erstellen.
Öffentliche Produktbewertungen, einschließlich des Namens der bewertenden Person, wie er in Ihrem Shop veröffentlicht ist, sowie Text, Sternebewertung und Datum. Bewertungstexte können in Ihren Mails zitiert werden und werden an unseren KI-Anbieter übermittelt (siehe unten). Namen der bewertenden Personen werden weder in Mails verwendet noch an den KI-Anbieter übermittelt.

Über Sie

Auf letterbird.ai: Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (von unserem Anmeldedienst nur als Hash gespeichert).
Im Shopify-Admin: Letterbird legt für Ihren Shop ein technisches Konto an; ein eigenes Login brauchen Sie nicht.
Die E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen (anfangs die Kontakt-E-Mail Ihres Shops; in der App änderbar).
Ihre Einstellungen, etwa Sprache, Sendeplan und Guardrails.

Technische Daten

Unser Hosting-Anbieter zeichnet Server-Logs auf (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite), um den Dienst zu betreiben und abzusichern.
Cookies: nur die, die der Dienst braucht. Das sind Ihre Anmeldesitzung auf letterbird.ai, Ihre Sprachwahl auf den öffentlichen Seiten (ein Jahr), der zuletzt geöffnete Shop (ein Jahr) und ein kurzlebiges Sicherheits-Cookie, während Sie Shopify oder Klaviyo verbinden (10 Minuten). Tracking- oder Werbe-Cookies verwenden wir nicht.

Wozu wir die Daten verarbeiten

Um Letterbird zu erbringen: Kampagnen planen, Mails im Stil Ihrer Marke mit Ihren echten Produkten schreiben und sie nach Ihrer Freigabe in Klaviyo anlegen und versenden.
Um Sie zu benachrichtigen, etwa wenn eine Mail auf Ihre Freigabe wartet oder nicht erstellt werden konnte.
Um den Dienst zu betreiben, abzusichern und abzurechnen.

Rechtsgrundlage

Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für alles, was für die App nötig ist.
Unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für öffentliche Produktbewertungen aus Ihrem Shop, mit denen Ihre Mails echte Kundenstimmen zitieren können, und für Server-Logs, die den Dienst absichern.

Dienstleister und Ort der Verarbeitung

Supabase (Datenbank, Dateispeicher, Anmeldung): Server in Frankfurt, Deutschland.
Vercel (Hosting der App): Vercel Inc., USA.
Inngest (Ausführung von Hintergrundaufgaben wie Synchronisierung und Mail-Erstellung): Inngest Inc., USA.
Anthropic (KI-Texterstellung): Anthropic PBC, USA. Wir übermitteln, was Letterbird zum Planen und Schreiben Ihrer Mails braucht: Shop-Angaben, Produkte und Kollektionen, Aussagen aus Ihren Shop-Richtlinien, Ihr Marken-Kit (Logo, Farben, Schriften, Tonalität), zusammengefasste Verkaufszahlen, Segmentnamen und Kampagnen-Kennzahlen, Betreffzeilen und Inhalte Ihrer letzten Kampagnen sowie Auszüge aus öffentlichen Produktbewertungen (nur der Bewertungstext, ohne den Namen der bewertenden Person). Kontaktdaten Ihrer Kunden übermitteln wir nicht: keine Namen, E-Mail-Adressen, Postadressen oder Telefonnummern aus Bestellungen und keine Klaviyo-Profile. Nach den kommerziellen Bedingungen von Anthropic werden Daten, die über die API übermittelt werden, nicht zum Training seiner Modelle verwendet.
Resend (Benachrichtigungs-Mails an Sie): Server in der EU (Irland).
Klaviyo: Ihr eigenes Klaviyo-Konto, nach Ihrem Vertrag mit Klaviyo.
Shopify: Ihr eigener Shop, nach Ihrem Vertrag mit Shopify. Auch die Abrechnung läuft über Shopify.

Soweit Daten in den USA verarbeitet werden, stützt sich die Übermittlung auf die Garantien dieser Anbieter, etwa das EU-U.S. Data Privacy Framework oder die EU-Standardvertragsklauseln.

Bilder, die in Ihren Mails verwendet werden (zum Beispiel Ihr Logo), werden unter öffentlichen Adressen gespeichert, damit die E-Mail-Programme Ihrer Empfänger sie laden können.

Sicherheit

Zugangsschlüssel für Shopify und Klaviyo werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM). Alle Verbindungen laufen über TLS.

Wie lange wir Daten speichern

Solange Letterbird in Ihrem Shop installiert ist.
Die Deinstallation beendet neue Verarbeitung sofort: Letterbird löscht seinen Zugangsschlüssel zu Ihrem Shop und startet keine neue Planung und keinen neuen Versand. Eine bereits laufende Aufgabe, etwa das Schreiben einer Mail, endet innerhalb weniger Minuten; sie versendet nichts. Kampagnen, die bereits in Klaviyo eingeplant sind, bleiben dort eingeplant; stornieren Sie sie in Klaviyo, wenn sie nicht mehr versendet werden sollen.
48 Stunden nach der Deinstallation fordert Shopify uns auf, die Daten Ihres Shops zu löschen (die Anfrage shop/redact). Wir löschen dann alle Daten Ihres Shops: zuerst die gespeicherten Bilder, danach, sobald keine Bilder mehr vorhanden sind, die Datenbankeinträge und das technische Konto. Bei vielen Bildern braucht das mehrere der automatischen Wiederholungen dieser Anfrage durch Shopify; Ihre Einträge bleiben bestehen, bis die Bilder gelöscht sind, damit nichts halb gelöscht zurückbleibt. Reichen die automatischen Wiederholungen nicht aus, schließen wir die Löschung manuell ab; Sie können uns auch jederzeit darum bitten (siehe Kontakt).
Ihr Konto auf letterbird.ai löschen wir auf Anfrage.
Segmente, Vorlagen und Kampagnen, die Letterbird in Ihrem Klaviyo-Konto angelegt hat, bleiben dort; Sie können sie in Klaviyo löschen.

Daten Ihrer Kunden

Letterbird speichert keine Kundendatensätze Ihres Shops: keine Namen, E-Mail-Adressen, Postadressen, Telefonnummern oder einzelnen Bestellungen. Anfragen auf Auskunft oder Löschung der Daten einer Kundin oder eines Kunden, die Shopify an uns weiterleitet, beantworten wir deshalb ohne weitere Schritte: Wir führen keine Einträge, die mit dieser Person verknüpft sind. Die einzige Ausnahme sind öffentliche Produktbewertungen aus Ihrem Shop: Wir speichern die Bewertungstexte und die Namen der bewertenden Personen, wie sie dort veröffentlicht sind (siehe oben). Sie sind mit keinem Kundendatensatz Ihres Shops verknüpft, sodass solche Anfragen ihnen nicht zugeordnet werden können; wir löschen sie mit den Daten Ihres Shops oder auf Anfrage.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung aufgrund berechtigten Interesses. Schreiben Sie an info@nexem.at.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren. In Österreich ist das die Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.

Kontakt

Fragen zum Datenschutz: info@nexem.at. Hilfe zur App: Support.